Données personnelles

CHAMP D’APPLICATION ET MODIFICATIONS

Il s’agit d’un avis général concernant la manière dont nous traitons les données à caractère personnel des personnes concernées externes comme les clients, les consommateurs et les partenaires commerciaux.

Nous transmettrons, au besoin, de nouveaux avis relatifs à la protection des données personnelles dans des circonstances particulières où les informations fournies ici doivent être modifiées et/ou complétées. 

Le présent avis peut être ponctuellement mis à jour. Le cas échéant, nous fournirons rapidement une version actualisée qui comprendra les modifications concernées. 

 

RESPONSABLES DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET COORDONNÉES

ALK et ses filiales (la liste complète et les coordonnées sont disponibles ici) sont responsables du traitement commun des données à caractère personnel. En règle générale, nos filiales sont les principaux interlocuteurs pour les personnes concernées dans la région donnée lorsque celles-ci exercent leurs droits. Ces droits peuvent être cependant exercés auprès et contre chacun des responsables du traitement.

Voici les coordonnées principales pour votre langue/région : ALK -  Tour W, 102 Terrasse Boieldieu – 92800 Puteaux; email : DirectionAR@alk.net.

Les coordonnées du Délégué à la protection des données d’ALK sont disponibles ici (en anglais).

 

LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS

En général, nous traitons vos données uniquement si elles sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes de notre société, si les lois applicables nous imposent de le faire ou si vous les communiquez de votre plein gré.

Nous ne traiterons des données sensibles, telles que les données médicales, que si les lois locales nous autorisent à le faire ou si vous donnez votre consentement éclairé et explicite. Nous ne recueillons pas délibérément des données en ligne concernant des enfants via nos sites Internet et nos applications, et dans d’autres circonstances, nous ne collecterons ces données lorsque les lois applicables nous l’imposent. Le cas échéant, nous impliquons toujours les parents ou les tuteurs légaux des mineurs concernés. 

Nous avons besoin d’un motif (« finalité ») et d’une justification légale pour traiter vos données. Ci-dessous une liste de types spécifiques de données et de coordonnées :

1. Les données nécessaires pour l’exécution des contrats passés avec vous (c’est-à-dire lorsque vous commandez nos produits ou vous signez un contrat commercial en vertu duquel vous nous fournissez des produits ou des services ou vous en recevez de notre part) telles que vos coordonnées, les identifiants du contrat, les coordonnées bancaires, la commande, les informations relatives à la livraison et aux marchandises, les clauses du contrat et ses critères d’exécution ;
   
   1. Finalité : exécution du contrat passé avec vous
   2. Justification légale : exécution du contrat passé avec vous
   3. Délai de conservation : pendant toute la durée de validité du contrat et 2 ans après son expiration (la durée peut être prolongée, si la loi l’exige ou à la suite d’une décision de justice)
   4. Source des données : les données sont généralement obtenues auprès de vous et via des processus métiers internes
   5. Obligation de fournir des données et les conséquences d’un manquement à cette obligation : les données nécessaires à l’exécution d’un contrat sont une condition nécessaire pour conclure le contrat/passer une commande et recevoir ou livrer des produits et des services.
2. Données devant être traitées pour satisfaire aux exigences légales, telles que les données fiscales, médicales, sur la sécurité et les compétences professionnelles, la lutte contre le blanchiment d’argent, etc.
   
   1. Finalité : conformité avec la loi
   2. Justification légale : conformité avec la loi
   3. Durée de conservation : aussi longtemps que les lois applicables l’exigent
   4. Source des données : les données sont généralement obtenues auprès de vous et via des processus métiers internes
   5. Obligation de fournir des données et conséquences du manquement à cette obligation : vous pouvez être tenu(e) de fournir certaines données, comme vos informations fiscales, en vertu des lois applicables et le manquement à cette obligation peut empêcher ALK de satisfaire aux exigences légales et avoir des conséquences conformément aux lois applicables.
3. Données qu’un intérêt légitime nous permet d’utiliser dans le cadre de nos activités commerciales, comme les documents commerciaux et les détails de notre relation et de nos activités, les classifications commerciales et les coordonnées, les données correspondantes rendues publiques concernant des professionnels et des représentants de sociétés et autorités, les adresses électroniques et les correspondances professionnelles, les données nécessaires pour participer à des conférences et des formations, ou lors de la réalisation d’interviews publics ou la participation à des événements officiels, les données sur la sécurité et l’administration des systèmes informatiques (nous utilisons également des cookies ; lorsque vous visitez nos sites Internet, vous serez informé de l’usage que nous en faisons) ; les données nécessaires pour prévenir la fraude ou les abus et garantir la santé et la sécurité lors de déplacements et d’événements professionnels, les données sur la sécurité et les visiteurs dont les systèmes de vidéosurveillance utilisés pour garantir la sécurité de nos installations. Nous avons également un intérêt légitime à partager des données au sein du groupe ALK à des fins administratives internes et à communiquer des données aux tiers avec lesquels nous travaillons (agences de voyage, etc.).
   
   1. Finalité : conduire nos activités de manière efficace et sûre, y compris garantir la sécurité des données et des employés et des patients et garantir la qualité des produits et des services, la promotion directe de produits ou services similaires d’ALK à ceux que vous achetez déjà (vous pouvez toujours vous y opposer)
   2. Justification légale : nos intérêts légitimes
   3. Durée de conservation : les données seront conservées aussi longtemps que nécessaire, feront l’objet de vérifications périodiques et seront soumises aux règles de conservation internes. Nous conserverons généralement les données commerciales pendant deux ans à partir de notre dernière interaction
   4. Source des données : les données sont généralement obtenues auprès de vous et issues des interactions avec vous et avec nos partenaires
   5. Obligation de fournir des données et conséquences d’un manquement à cette obligation : dans la plupart des cas, les données sont disponibles via les interactions et les activités professionnelles dans lesquelles vous êtes impliqué(e). Il peut vous être demandé à titre exceptionnel de fournir certaines données, s’il y a lieu d’exiger ces données pour les besoins des activités commerciales concernées. Le cas échéant, vous serez informé(e) des éventuelles conséquences. Au moment de la collecte de votre adresse email, vous serez toujours informé(e) de son utilisation à des fins de prospection commerciale ou d’invitation à des évènements médicaux ou de promotion; vous serez toujours en mesure de vous opposer à tout moment à cette utilisation.

4. Vous avez notifié un événement sanitaire survenu lors de l’utilisation d’un produit ALK (effet indésirable, réaction inattendue, dysfonctionnement d’un dispositif médical, utilisation dans une situation particulière…) ou une notification vous concernant a été faite auprès d’ALK ?

   Retrouvez toutes les informations relatives au traitement de vos données par ALK sur cette page. 

A quoi servent les données que nous collectons ?

Dans le cadre de nos obligations légales de vigilances sanitaires prévues par le Code de la santé publique nous sommes amenés à collecter vos données personnelles.

Cette collecte est nécessaire pour des motifs d’intérêt public et a notamment pour objectif de garantir le respect de normes élevées de qualité et de sécurité des soins de santé et des médicaments, des dispositifs médicaux ou des produits conformément aux dispositions de l’article 9 du RGPD et de l’article 66 de la loi Informatique et Libertés.

Les données que nous collectons ont pour finalité de permettre la prévention, la surveillance, l’évaluation, la gestion des événements sanitaires.

Ce traitement de données vise à permettre :

• la collecte, l’enregistrement, l’analyse, le suivi, la documentation, la transmission et la conservation des données relatives à l’ensemble des événements sanitaires; la gestion des contacts avec la personne qui nous a notifié l’événement sanitaire.
• Quelles données sont collectées ?

Données de la personne exposée à l’événement sanitaire :

• Les données permettant d’identifier indirectement la personne présentant l’événement sanitaire : informations signalétiques tels que l’âge, l’année ou la date de naissance, le sexe, le poids, la taille, ou le numéro d’identification de la personne : code alphanumérique, code alphabétique d’identification tel que prévu par les formulaires existants,
• Les données relatives à l’identification du produit concerné par le signalement de l’événement sanitaire : type de médicament, de dispositif médical ou de produit utilisé, numéro de lot, etc…;

Données du notificateur :

• Les coordonnées du notificateur (professionnels de santé, patient, membre d’une association agréée, membre d’une autorité sanitaire...) s'il est d'accord pour les donner
• (nom, prénom, coordonnées postales, électroniques, téléphoniques, le cas échéant spécialité du professionnel de santé).

 La notification de l’événement sanitaire réalisée directement par la personne exposée a pour effet de lever le secret de son identité. Dans ce cas, la collecte de données est limitée à ce que nous avons besoin de connaître pour satisfaire à nos obligations.

A qui sont destinées les données collectées ?

Les données que nous collectons sont destinées à des partenaires précis. Vous trouverez, ci-dessous, la liste des personnes ou partenaires avec qui vos données peuvent être partagées :

• le département de pharmacovigilance d’ALK (filiale française)
• nos prestataires dédiés, avec lesquels nous avons des contrats assurant la protection de vos données : confidentialité, sécurité et intégrité
• les organismes publics nationaux ou communautaires en charge des vigilances.
• les personnes habilitées en pharmacovigilance de la maison mère d’ALK (Danemark)
• les filiales d’ALK à l’étranger et les organismes étrangers en charge des vigilances ont accès à vos données sous une forme pseudonymisée c’est-à-dire ne permettant pas une identification directe.

 

Flux hors de l’Union Européenne

Vos données pseudonymisées pourront être consultées par les filiales d’ALK hors de l’Union Européenne.

Dans ce cadre, les transferts hors de l’Union Européenne sont garantis par la mise en place de Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne qui ont été signées en juin 2021 par l’ensemble des structures d’ALK ainsi qu’avec nos prestataires.

Vous pouvez en demander une copie par l’intermédiaire du DPO.

Comment et Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Pendant la période de gestion de l’événement sanitaire, vos données sur support papier ou support numérique sont conservées de façon sécurisée puis elles sont archivées au niveau de la filiale française pendant 20 ans après la fin des autorisations de mise sur le marché quel que soit le support (papier ou électronique)

Une fois le signalement traité, les données non directement identifiantes de la personne ayant été exposée à l’événement sanitaire sont renseignées dans la base de données internationale de pharmacovigilance.

Elles sont alors conservées pendant 20 ans à compter de la date du retrait du marché du médicament concerné.

Quelles sont vos droits concernant ces données ?

Que vous soyez la personne exposée à l’événement sanitaire, la personne ayant notifié l’événement ou un professionnel de santé ayant suivi la personne concernée par l'événement, vous disposez de droits concernant vos données.

Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder aux données vous concernant.

Droit de rectification

Vous avez le droit de nous demander dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes et le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Droit à la limitation

Vous avez le droit de contester l’exactitude des données que nous traitons vous concernant. Vous pouvez nous demander le gel temporaire de ces données le temps que nous procédons aux vérifications nécessaires.

Droits à l’opposition, à l’effacement et à la portabilité

Le traitement de vos données est fondé sur une obligation légale et par conséquent, nous devons vous informer que vous ne disposez pas des droits à l’opposition, à l’effacement et à la portabilité des données.

Qui contacter pour exercer vos droits ?

Vous pouvez à tout moment contacter notre Délégué à la Protection des Données.

Par courrier électronique : DirectionAR@alk.net

Par courrier postal :

ALK

Direction des Affaires Réglementaires

Tour W

102 Terrasse Boieldieu

92800 Puteaux

Conformément à l'article 12 du RGPD, ALK s'engage à mettre en œuvre des procédures permettant qu'il soit donné suite à ces demandes dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Cette prolongation sera portée à votre connaissance dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

Si, après nous avoir contactés, vous pensez que vos droits ne sont pas respectés vous pouvez faire une réclamation auprès de la CNIL.

Liens utiles:

•  CNIL 
•  European Data Protection Board 

 

Vous pouvez nous contacter à tout instant afin d’obtenir plus de détails sur la manière dont nous concilions nos intérêts légitimes et vos droits et libertés.

 

1. Données que vous nous avez autorisés à traiter, c'est-à-dire lorsque vous vous abonnez à notre/nos lettre(s) d’information ou vous renseignez des informations facultatives sur les formulaires de contact
   
   1. Finalité : vous donner la possibilité de partager des informations et de recevoir des informations ou des services adaptés à vos besoins
   2. Justification légale : consentement
   3. Durée de conservation : les données seront conservées aussi longtemps que vous le souhaitez ou que nous jugeons utile de les conserver eu égard à la situation ou au service
   4. Source des données : les données sont généralement obtenues directement auprès de vous
   5. Obligation de fournir des données et conséquences d’un manquement à cette obligation : vous n’êtes pas obligé(e) de fournir les données.

Nous vous fournirons dans la mesure du possible plus d’informations concernant les lois et les durées de conservation des données.

 

PERSONNES AUXQUELLES VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SERONT COMMUNIQUÉES (DESTINATAIRES DES DONNÉES)

 

Nous vous donnerons plus d’informations lorsque cela est possible concernant les tiers et les sous-traitants.

i.        EMPLOYÉS D’ALK ET SOUS-TRAITANTS EXTERNES

Les destinataires de vos données à caractère personnel seront des employés des entités qui appartiennent au Groupe ALK et les sous-traitants externes qui fournissent des services spécifiques et traitent des données à caractère personnel pour notre compte. Ils ne recevront vos données à caractère personnel que s’ils en ont besoin car ils sont tenus au devoir de confidentialité après avoir signé les documents juridiques correspondants.

ii.       TIERS INDÉPENDANTS

Nous pouvons au besoin communiquer vos données à caractère personnel à des tiers indépendants, tels que des avocats, des organismes publics ou des auditeurs. Dans d’autres cas, comme lorsque nous faisons appel à des sociétés de transport ou de paiement externes, vous serez impliqué(e) dans le processus et plusieurs méthodes de paiement ou transactions vous seront proposées.

iii.      TRANSFERTS DE DONNÉES DEPUIS L’UE/EEE VERS DES PAYS TIERS

Si nous transmettons des données depuis l’UE/EEE à une société ou à une filiale d’ALK située dans un pays tiers, nous appliquerons les clauses contractuelles qui sont en conformité avec les directives européennes. La société réceptrice sera ainsi tenue de traiter les données dans le respect des règles, sauf si le pays où la société est basée est déjà considéré par l’UE comme garantissant un niveau de protection des données adéquat. Pour obtenir plus d’informations sur ces clauses, veuillez cliquer ici (en anglais). Si des données doivent être transférées, nous vous informerons des mesures de conformité spécifiques qui sont mises en place pour appliquer la réglementation européenne.

 

QUELS SONT VOS DROITS ?

Si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous invitons à nous contacter aux coordonnées fournies au début du présent avis ou en utilisant la méthode que vous avez utilisée pour fournir vos données et/ou votre consentement. Dans certains cas, nous pourrons également vous donner accès aux données pour les modifier et les télécharger et changer vos paramètres de confidentialité en ligne via une connexion sécurisée.

 

RETRAIT DU CONSENTEMENT

Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités, vous avez le droit de le retirer à tout instant (sans que cela ne remette en cause la légalité du traitement qui a été effectué avant le retrait).

 

ACCÈS ET RECTIFICATION

Vous pouvez accéder à vos données et corriger les éventuelles erreurs pendant toute la durée du traitement.

Vous pouvez obtenir une copie de vos données qui vous seront fournies de manière à respecter les droits et la vie privée d’autrui.

Vous avez également la possibilité de nous demander de vous fournir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

 

PORTABILITÉ DES DONNÉES

Lorsque vous nous avez fourni vos données avec votre consentement ou à la suite d’un contrat passé entre notre entreprise et vous, ces données sont soumises au droit de portabilité.

Cela signifie que vous avez le droit de recevoir ces données dans un format portable (dans un format structuré, communément utilisé et lisible par une machine) et d’en demander le transfert, lorsque cela est techniquement faisable, directement à un autre sous-traitant (une entité ou une personne de votre choix).

Sachez que les données vous seront fournies de manière à garantir le respect des droits et de la vie privée d’autrui.

Lorsqu’il s’agit d’une obligation légale, vous ne pouvez pas exercer ce droit et nous vous en informerons au préalable.

 

LE DROIT DE S’OPPOSER

Chaque fois que nous traitons vos données sur la base d’intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à leur traitement en précisant les raisons concernant votre situation. Vous pouvez vous opposer sans motif valable lorsque les données sont utilisées à des fins promotionnelles.

Lorsqu’il s’agit d’une obligation légale, vous ne pouvez pas exercer ce droit et nous vous en informerons au préalable.

 

SUPPRESSION (DROIT À L’OUBLI)

Vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel soient supprimées et qu’elles ne soient plus traitées. Si toutefois nous devons tout de même conserver ces informations et/ou que la loi nous y oblige, leur suppression peut être reportée. Le cas échéant, vous serez informé(e) de la raison du report et de la date à laquelle la suppression sera effectuée.

Lorsqu’il s’agit d’une obligation légale, vous ne pouvez pas exercer ce droit et nous vous en informerons au préalable.

 

RESTRICTION DE TRAITEMENT

En guise d’alternative à la suppression, vous pouvez également demander à ce que l’accès à vos données soit restreint. Le traitement de données faisant l’objet de restrictions ne peut être effectué qu’avec votre consentement ou pour les raisons prévues par la/les loi(s) applicable(s).

Si l’accès ne peut être restreint car nous avons besoin de traiter les données et la loi nous impose de le faire ou nous y autorise, nous vous communiquerons les raisons.

Vous serez également informé(e) lorsque la restriction devra être levée, afin de vous permettre de prendre les dispositions éventuellement nécessaires.

 

RÉCLAMATIONS

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont vos données sont traitées, des informations que vous recevez ou de tout autre aspect concernant la protection de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à nous contacter. Vous pouvez également joindre directement le(s) délégué(s) à la protection des données d’ALK.

 

DROIT DE DÉPOSER UNE RÉCLAMATION AUPRÈS D’UNE AUTORITÉ DE SURVEILLANCE

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint la réglementation européenne, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de surveillance dans l’État membre de l’UE dans lequel vous vivez, travaillez ou dans lequel l’infraction présumée a été commise.

Cette autorité doit disposer d’un site Internet dans sa langue officielle dans lequel vous retrouverez toutes les informations nécessaires. Si vous rencontrez des problèmes pour obtenir ces informations, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide.

 

SÉCURITÉ ET NOS VALEURS

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger vos données à caractère personnel et de garantir que ces données sont traitées conformément aux lois et aux normes applicables. Nous avons mis en place un certain nombre de règles, de procédures et de lignes directrices internes et nous avons également conclu des accords de traitement des données, de confidentialité et d’autres accords afin que vos données soient correctement protégées.

Nous accordons une grande importance au respect de la vie privée et nous entendons faire en sorte que vos données soient protégées. Vous recevrez au besoin des informations spécifiques sur les risques et les mesures correctives que nous prenons. Pour en savoir plus, veuillez lire la DÉCLARATION SUR LES VALEURS ET LE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE D’ALK, qui est disponible ici (en anglais).

 

PRISE DE DÉCISION AUTOMATIQUE ET PROFILAGE

 

Afin de gérer nos activités efficacement et fournir des produits et des services de qualité, nous utilisons plusieurs outils automatiques et classifications qui concernent la conduite de nos activités.

Aucune décision ne sera prise vous concernant sur la seule base d’un traitement automatisé (profilage compris) pouvant avoir quelque incidence que ce soit sur vos droits juridiques. 

Transparence des liens

La loi n°2011-2012 du 29 décembre 2011 a introduit l’obligation de publication des liens d'intérêt entre les industries du secteur des produits de santé et les catégories de personnes mentionnées à l'article L.1453-1 du Code de la santé publique⁽¹⁾.

Les données rendues publiques par ALK depuis le 1er Janvier 2012 sont accessibles sur le site unique mis en place par le Ministère des Affaires sociales et de la Santé : ici

Conformément à la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée et au décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez exercer ce droit en complétant un formulaire sur le site unique mis en place par le Ministère des Affaires sociales et de la Santé à travers ce lien : ici

S’agissant d’une obligation légale, vous ne disposez pas du droit d’opposition à la publication aux informations vous concernant.

Ce formulaire sera accessible au moment de votre demande de rectification, il sera transmis à notre cellule Ethique et Déontologie qui vous répondra dans les plus brefs délais.

(1) Article L.1453-1 du Code de la santé publique

1. Les professionnels de santé
2. Les associations de professionnels de santé
3. Les étudiants se destinant aux professions précitées ainsi que les associations et groupement les représentants
4. Les associations d'usagers du système de santé
5. Les établissements de santé relevant de la sixième partie du CSP
6. Les académies, les fondations, les sociétés savantes et les sociétés ou organismes de conseil intervenant dans le secteur des produits ou prestations de produits à finalités sanitaire destinés à l'homme et des produits à finalité cosmétique
7. Les personnes morales éditrices de presse, de services de radio ou de télévision et de services de communication au public en ligne
8. Les éditeurs de logiciels d'aide à la prescription et à la délivrance
9. Les personnes morales assurant la formation initiale ou continue des professionnels de santé ou participant à cette formation
10.  Les personnes qui, dans les médias ou sur les réseaux sociaux, présentent un ou plusieurs produits de santé, de manière à influencer le public
11.  Les personnes morales assurant ou participant à la formation initiale ou continue ou au développement professionnel continu des professionnels de santé